Guide
Kom igång med automatisk beställning av förbrukningsmaterial
Den här guiden hjälper er att skapa ett nytt konto och ställa in automatisk beställning av förbrukningsmaterial. Följ stegen nedan för att säkerställa att beställningarna levereras till rätt plats.
Om ni inte har tillgång till Prisume kontaktar ni er leverantör för att registrera er som användare. Fortsätt sedan med de steg som beskrivs nedan.
Vi rekommenderar att ni följer proceduren i nedan ordning.
Onboardingprocess för ett nytt konto (Klicka på länken för att gå till avsnittet)
Efter onboarding
| Fraktetiketten | När nya enheter upptäcks | Introduktion till Dashboard / Rapport |
| Om enheterna är offline | Leveransinformation / Track and Trace |
Logga in i Prisume så att ni ser menyn som i skärmdumpen nedan. Om ni arbetar med olika grupper av kunder måste ni klicka på en grupp innan ni klickar på "Ny kund". Senare kan ni enkelt flytta runt kunden genom att klicka på "Associate".
Klicka på "Ny kund" och fyll i alla fält såsom adresser, land etc.
Om kunden vill få tillgång till data kan detta enkelt göras genom att aktivera "Slutkundsmodulen" som sedan öppnar en meny på vänster sida som heter "Team". Om en kund (slutanvändare) redan har skapats och ni vill ge kunden åtkomst gör ni det genom dessa steg:
Steg 1: Navigera till kundkontot i vänstermenyn och klicka sedan på de 3 vertikala prickarna för att komma in i konfigurationen.
Steg 2: Klicka på "Team" i panelen på vänster sida.
Om ni inte ser menyn "Team" går ni till "Inställningar", "Redigera information" och aktiverar "Slutkundsbehörighet" och klickar på spara, återgå sedan till steg 2.
Step 3: Click "New" in the upper right corner and enter the needed information. Choose "Full" in the "Can view" settings and click save. Include an optional text if needed. Links are supported.
Kunden har nu fått en inbjudan via mail. Om mailet inte kommit fram så be att kunden kontrollera skräppostmappen. Mailet är skickad från app@3manager.com.
Innan ni installerar datainsamlaren rekommenderar vi att ni anger de relevanta IP-områden där skrivarna är installerade.
Kundens IT-administratör får den information som behövs och som ska anges under Inställningar - Datainsamlare. (En datainsamlare genereras automatiskt när en kund skapas. Ytterligare datainsamlare kan enkelt installeras vid behov och om kunden har flera separata nätverk).
Vi rekommenderar att ni använder fälten nedan då ni enkelt kan kopiera IP-områden från Excel.
Beroende på om det är ni eller er kund som gör installationen kan ni välja mellan flera alternativ.
1. Ladda ner direkt från applikationen genom att klicka på "Download" i det övre högra hörnet.
2. Send an installation email to a contact person who can then install the data collector.
3. Besök https://www.3manager.com/download och ladda ner den version ni vill ha direkt. Kom ihåg att kopiera plats-ID från ert Prisume-konto online eller via mail.
Kunden ska nu ha fått en installationsguide och ett mail för åtkomst till en onlineportal där ni kan ladda ner och installera datainsamlaren. Denna kommer att skanna ert nätverk inom de angivna IP-områdena och börja övervaka skrivarna så att Prisume upptäcker tonernivåerna och larmen.
När ni har laddat ner datainsamlaren dubbelklickar ni på installationsfilen och följer guiden. När installationen är klar kommer ni att bli ombedd att ange ett ID som finns i det mail ni fick, samt online där det kan kopieras.
För att säkerställa att toner och andra tillbehör skickas till rätt ställe är det viktigt att Prisume känner till alla adresser och eventuella avdelningar. Under "Inställningar" finns en meny som heter "Konto". Kontrollera att adress, postnummer, ort och land är korrekt ifyllda.
Vid avdelningar med olika leveransadresser, upprepa genom att klicka på "Inställningar" och välj "Avdelningar" och klicka sedan på "Ny avdelning".
När ni lägger till flera avdelningar måste adresser, postnummer, ort och land fyllas i på samma sätt som ovan. Kryssa i rutan "Leveransadress för förbrukningsmaterial" bredvid den adress som förbrukningsmaterialet ska levereras till.
TIPS: Om ni har många avdelningar kan ni klicka på "Download" för att få en Excel-fil som ni fyller i (eller kopierar/klistrar in från ett annat befintligt ark) och sedan importerar tillbaka till Prisume.
Nu är det dags att koppla skrivarna till deras respektive avdelningar. Detta görs enkelt genom att klicka på "Dashboard" och sedan "Devices". Scrolla ner till listan över skrivare. Vi rekommenderar att ni väljer vyn "Default".
Markera de enheter som tillhör den avdelning ni vill koppla och välj avdelning i rullgardinsmenyn "Associate department". Skrivare och tillbehör kommer att kopplas ihop och visas i listan. OBS! Förbrukningsmaterial till skrivare som inte är kopplade till en avdelning skickas till den adress som anges under "Inställningar -> Konto".
Om ni har delat upp era avdelningar med unika IP-områden kan dessa anges och skrivarna kommer automatiskt att kopplas till avdelningen enligt deras IP-adress. Om en skrivare är manuellt tilldelad en annan avdelning kommer den att ligga kvar där.
För att säkerställa rätt prissättning för artiklarna är det viktigt att mappa enheterna till rätt BID. Detta görs på kontonivå och är en viktig del av onboarding-processen.
Gå till det aktuella kontot och klicka på de 3 vertikala prickarna för att komma till menyerna.
Gå till "Inställningar - BID" och klicka på "Nytt" eller klicka på namnet på en befintligt BID för att komma till konfigurationen.
- Ange BID-id (Obligatoriskt - kontakta Despec om du inte har något BID-id).
- Lägg till valfri beskrivning
- Lägg till utgångsdatum
- Klicka på "Spara"
Nästa steg är att lägga till enheter i BID.
Klicka på "Lägg till skrivare" och använd filtret för att söka eller klicka från listan
Klicka på "Lägg till"
Klicka på "Stäng" när enheterna har mappats
Ni har nu lagt till enheter i en BID. Om ni vill ta bort enheter går ni till BID-inställningarna och klickar på namnet på det BID ni vill ändra.
Klicka sedan på antalet kartlagda enheter eller på "Klicka för att visa" så expanderas en lista. Klicka på den lilla papperskorgsikonen för att ta bort enheter.
Som ett sista steg måste ni markera enheterna som "Managed" för att de ska kunna läggas till i leverantörens automatiska leveransservice.
Detta görs nästan på samma sätt som i punkt 3, men här väljer ni helt enkelt "Manage"-knappen och fortsätter sedan som i steg 3.
Gå till "Dashboard -> Settings" och scrolla ner till listan med skrivare. Välj "Standardvy", om det inte redan är synligt. Markera antingen "Alla skrivare" (med ett klick) eller välj de skrivare som ni vill göra aktiva. Tryck sedan på "Manage"-knappen.
Nu är det klart! Konfigurationen är nu klar och du är redo för supplies fulfillment.
Efter onboarding
Om en enhet är markerad som antingen offline eller retired i Prisume, men är online hos kunden, kan det bero på flera orsaker. Följ felsökningsguiden nedan innan ni kontaktar support:
Är datainsamlaren igång?
Klicka på "Konto - Inställningar - Datainsamlare" och kontrollera om det står "Just now" i senaste rapporten. Om den inte körs är ofta alla enheter offline. Starta om eller installera om datainsamlaren om det behövs.
Ingår skrivarens IP-adress i IP-intervallen för identifiering?
Kontrollera att IP-adressen ingår i inställningarna för IP-identifiering, som återspeglar skrivarens senast kända adress. Om IP-adressen ligger utanför det aktuella intervallet uppdaterar ni inställningarna så att det nya intervallet inkluderas vid nästa identifieringscykel. Om IP-adressen är korrekt men problemen kvarstår ska ni kontrollera med kunden om IP-adressen har ändrats hos dem.
För att se till att nya enheter som upptäcks hos kunden konfigureras korrekt rekommenderar vi att ni ställer in en varning som informerar om att en ny enhet har upptäckts. Detta kommer att skicka ett mail med en länk till den nya enheten. Följande process bör göras.
- Är enheten mappad till rätt avdelning (om den används)?
- Är artikelnumren ok?
- Bör enheten mappas till en BID för att säkerställa korrekt prissättning?
- Markera enheten som "Managed" om den ska beställa förbrukningsmaterial.
Kundens namn på fraktetiketten kommer att visas med det namn som ni har gett kunden i Prisume.
Om skrivaren är kopplad till en avdelning kommer avdelningsnamnet att stå på samma rad som kundnamnet. Om skrivaren till exempel finns på "Försäljningsavdelningen" på företaget "Kund ABC" kommer fraktsedeln att se ut på följande sätt: "Kund ABC - Försäljningsavdelning".
Om data fylls i för taggar, plats, byggnad och våning på enhetsnivå visas dessa i fältet "Requisition" på fraktetiketten.
För kunder med mer komplexa leveransarrangemang kan det vara en bra idé att fylla i dessa fält.
När en beställning görs registreras orderdata (dvs. det datum då den skickades till Despec) i Prisume. En track and trace-länk kommer att finnas tillgänglig senare. Det innebär att Prisume informerar er om när beställningen har skickats till Despec. För detaljerad leveransinformation behöver ni kontakta Prisume.
För återförsäljare rekommenderar vi att använda Supplies Dashboard och söka efter enheten med hjälp av filter, till exempel enhetens IP-adress. Detta ger en översikt över alla beställningar, utbyten och aktuell status för leveranser.
Ange enhetens IP-adress (eller annan skrivarinformation) i Supplies Dashboard för att lokalisera enheten. Klicka sedan på fliken "Orders" för att visa beställningar från de senaste 90 dagarna. Ni kan justera tidsperioden i filtermenyn längst upp till höger.
På fliken "Order" hittar du orderdatumet (när ordern skickades till Despec) och på fliken "Tracking" finns en länk till den aktuella statusen för leveransen av förbrukningsmaterial.
Ett annat sätt att kontrollera det senaste beställningsdatumet är att navigera till den specifika enheten och klicka på IP-adressen för att visa enhetens journal. Det senaste beställningsdatumet kommer att visas i avsnittet för förbrukningsindikatorer. Om ni har gett slutkunden begränsad åtkomst till Prisume rekommenderas den här vyn för dem. För partners rekommenderar vi att använda Supplies Dashboard.
Track and trace-informationen kommer att finnas tillgänglig på leverantörsindikatorerna.
